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日本做生意：常見新手 6 大誤觸地雷
在這五年非常榮幸陪伴二十多家台灣及國際新創，有機會接受東京、福岡及沖繩等地方社群及市縣府的合作和邀請，因此累積了點點滴滴的珍貴心得，一次整理給大家。這也是為什麼每次我們出發前，必定會舉辦兩個小時的「行前說明會」，就只為了讓參與者進行名片和禮物的交換演練。
這次的分享，除了為八月即將舉辦的「三週線上加速計畫」暖身外， 希望能協助大家在拓展日本業務時， 第一時間就能建構正確的起步。每件事情都能100%的付出，以「達人」的精神，來擁抱學習日本商務模式背後的觀點，超越表面的SOP、和觀光客身分，增加對日本的認知。
常見的六個新手容易觸的地雷 (也就是日方會感到很惋惜或殘念的六大狀況)
#1: 請勿以「借用」對方的翻譯人員，來準備關鍵的會議
我們去日本藥妝店或觀光勝地的時候，只要禮貌提出，當地的工作夥伴可能很樂意來擔任日語翻譯，給予協助。然而在預備日本會議時，尤其是第一次見面或參加重大的會議，務必要在當地請一位、或在台灣找一位，懂日語及文化的成員一起參與會議。重點是在「盡最大努力的」誠意和動作，對於日本夥伴而言，這個舉動是展現對會議的重視及認同。
有關日語翻譯人員，對於第一次和日本夥伴接觸的人來說，我們可以理解其時間上或費用上等考量，或甚至對會議準備前期過程的不熟悉，而導致有負面的口吻，如「有那麼嚴重嗎？」、「不是去和對方說一聲：”借一下”就好了嗎？」。
有時候就是這個狀態，以為沒什麼，最後連會議都可能被取消。 我們就聽過好幾次很可怕及可惜的故事在會議前五分鐘發生了。 人都飛到了日本，人也到了對方公司的一樓，就因為向拜訪單位提出要借用翻譯人員，使得會議臨時被取消。
#2: 誤判了「早上5點吃拉麵」的機會，還真的以為是大家肚子餓
在這，我要非常感謝日本的貴人，在我第二次去日本參加新創大會的VIP Party，隔天收到私人邀請。當時也是我第一次體驗在日本唱歌的場合。 當時已經接近早上四點了，關鍵人問大家是否有意願早起去吃拉麵，當時多數夥伴都說，明天一早還要開會，就不去了。
我很幸運，當時的我感受到這並不只是肚子餓的邀請，所以立刻答應並開心接受邀請。 事後才很震驚地經歷接下來所發生的事情。 當我們一起往餐廳出發， 我的貴人對我說「恭喜」及「感謝你」，並告訴我—你沒有以觀光客的態度來看待這一切。 經過十分鐘路程的慢步行走，我們到了只有當地人才知道的知名地點， 和第一次認識的夥伴互相交換名片。 當時，讓我感到很驚訝的是，對方有的任職於日本大科技公司、有的是創投副總。 我們拍下了自拍， 到現在，我們還有一起合作及聯繫。
如果當時我真的很睏，也真的不餓，那一定要去嗎？ 如果是我投資的團隊及參加我們輔導計畫的創業者， 我一定會特別說明這個文化，並納入「拉麵情境 」，作為團隊未來在日本在地化可能性的評估指標之一。
#3: 對於「感謝」的認知，只停留在當下或禮貌
這個可能是最難解釋及詮釋的點，因為和自己的成長環境和文化有關。 有人說，日本朋友像是電梯式、及三年後寄送一個具有回憶的小禮物，雖然很感人，但還是超出了理解或習慣的範疇。甚至有人提出這樣的行為是不是真的出自內心，還是照本宣科的業務手法呢？
對我來說， 也許我小時候是在偏日式教育的環境下長大，因此感謝及致謝，都比較接近日式 。其實在台灣有些大集團的企業或重視文化傳承的家庭，也會非常重視表達感謝—如何讓對方留下深刻的印象。對於新創公司，我給予的建議就是，只要心念正確，盡力而為就會非常棒了。 說的更清楚一點， 只要你展現出比常見的國外創業者多一份心，其實都會被看見。
如果真要深耕日方關係的朋友，那這件事情就會成為自我修煉的功課。例如：
在日本市場獲得成功之後，是否會回過頭來，在公開場合誠心感謝當初協助的夥伴們？
是否將會把你的感謝，呈現在自己的 Blog 或 PPT 簡報裡？
是否會惦記著當初陪伴、和你一起吃拉麵的前輩及夥伴呢？
對方的開幕或重要的婚禮，是否會積極表達參加的意願？
#4: 在日本商務的時段，只停留在表訂「時間表」
日本朋友是很細膩的， 從下飛機、到回程上飛機前，都有可能是關注的重點。很多時候，我們會用西方或台灣的方式來詮釋在日本的商業進行方式。
以我們所舉辦的 “新創 Startup Tour-Japan” ， 有二十多家新創公司參加， 晚上的行程從 10pm 到 5am, 我們都會說是開放的。如果我們整體的表現不錯， 隨時都會接受到邀約，這個邀約有可能在出發前，也可能在每天的行程中。
一趟五天行程， 通常能增加 30-50 位在 Facebook 或 LinkedIn的在地新朋友，因為我們在互動的過程，絕對不是把 “觀光購買” 當作主要的環節。
有好幾次看到在日本的最後一次 farewell party 及 after dinner，團隊並不知道有重要的 VIP 會在無預警的情況下出現，而提早離席，因此錯過了交流及拍照的機會。 很可惜是在對於整個日本拜訪的行程中，錯過了細節的規劃。 (真的很可惜!!!)
#5: 交換拿名片時，很隨意的完成了儀式
以下列出了幾個會讓人嚇兩跳，以及讓日方感到疑惑的點：
收到名片，沒有把名片放在手上，而是很自然的放入口袋。
在交換名片的當下，用單手取得對方的名片，或是在遞送自己名片的時候，把自己名片拿得比對方名片還要高。
收到名片時，不習慣好好的閱讀對方的名字，尤其在當下發現可能無法正確的唸出對方的姓名，而沒有禮貌的請教對方正確的念法。
忘了見面禮，或沒有在這時候拿出來送給對方。
忘了把對方名片放整齊，或以職級，或依對方的座位順序，好好的擺放在桌上，並用正確的方式嘗試唸出對方的名字。
#6: 還真的以為日方是故意拖延時間，讓整個洽商的程序變長
其實日方準備的細膩度和深度，大於大家的想像。 也許會認為，有時真的是多想了，也可能會不如大家的期望。關鍵就是這些細膩的準備及多想的籌備過程， 是在日本工作及生活、和日方合作的必經之路。
我們幾年前受日方政府委託在台灣舉辦海選及說明會。 針對日方 VIP 在台灣開會，除了要演練，連每個關鍵的環節都需要 back-up plan A、back-up of backup plan A/B/C，這樣的規劃方式的確在台灣比較少見。 從翻譯的準備—日翻中、英翻日、英翻中，確保從三個面向都能精準掌握到所要表達的詞句。
如果一開始和對方的互動是這樣的細膩度，反而會感到溝通的速度加快，而不是感到拖延。
總結
第一，以「不造成對方困擾」為最高原則，來規劃任何事情。
第二，禮物是重要禮儀，表達對對方的思念及關心；並在換取名片時，送給對方。
第三，一切以嚴謹且盡力的心態去完成，不要輕忽每個環節。
第四，不是不能安排自己的 Me time，例如去逛街 shopping，而是要把商務的事情盡可能完成後，再來進行。
第五，感謝是一輩子，從內心出發。
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